Privacyverklaring

Ciconia B.V. (hierna te noemen: CorpTax) is zich bewust van het belang van een correcte en adequate bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. De persoonsgegevens die wij verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen voor marketing doeleinden. Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan andere bedrijven of instellingen als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, als wij daarvoor toestemming van u hebben gekregen, of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met het begrip persoonsgegevens wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bedoeld (hierna te noemen: de betrokkene). In het geval van CorpTax moet hierbij met name worden gedacht aan een (contactpersoon bij een) cliënt en een leverancier.

In deze privacyverklaring worden betrokkenen geïnformeerd welke persoonsgegevens CorpTax van hen verwerkt en welke rechten betrokkenen in verband daarmee hebben. Deze privacyverklaring is de meest recente (gedateerd 1 augustus 2021) en kan van tijd tot tijd worden gewijzigd zonder voorafgaand bericht.

Verwerkte persoonsgegevens

CorpTax verwerkt persoonsgegevens van cliënten ten behoeve van haar dienstverlening die met de cliënt is overeengekomen. Dergelijke persoonsgegevens kunnen onder meer betreffen: namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, bankgegevens en burgerservicenummers. Deze gegevens worden door CorpTax onder meer verwerkt bij het uitvoeren van de opdracht, het opslaan van de gegevens in het cliëntdossier en in verband met declaratiewerkzaamheden. Verder kunnen persoonsgegevens worden verwerkt in bijvoorbeeld correspondentie en overeenkomsten met de Belastingdienst en overige overheidsinstellingen. CorpTax verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van leveranciers die goederen en diensten aan CorpTax leveren. Deze persoonsgegevens bestaan onder meer uit namen, telefoonnummers en e-mailadressen van de betrokken contactpersonen. CorpTax verwerkt deze bij aanvang van de relatie met de leverancier en bij wisseling van de (gegevens van de) contactpersoon.

Grondslag

De verwerking van persoonsgegevens van cliënten is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op CorpTax rusten, bijvoorbeeld die voortvloeien uit verschillende fiscale wetten en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

De verwerking van persoonsgegevens van leveranciers geschiedt in het kader van een adequate uitvoering van de overeenkomst met de leverancier.

Bewaartermijn

CorpTax bewaart persoonsgegevens van cliënten en contactpersonen van leveranciers niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking, dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

Doorgifte aan derden

CorpTax zal alleen persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Daarnaast deelt CorpTax persoonsgegevens alleen met derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening (met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden) en waar nodig, met toestemming van de betrokkene. In dit verband kan het bijvoorbeeld gaan om correspondentie met de Belastingdienst of (de adviseur van) een wederpartij van de cliënt, het inschakelen van een deskundige ten behoeve van een advies, (due diligence) rapport of fiscale aangifte, een notaris voor het opmaken van een notariële akte, of een advocaat voor het opstellen van een contract.

Met een derde partij die namens en in opdracht van CorpTax persoonsgegevens verwerkt (bijvoorbeeld boekhouders, accountants, loonadministrateurs en externe softwareleveranciers), wordt een verwerkersovereenkomst gesloten op basis waarvan een adequate omgang met die persoonsgegevens is verzekerd. Derde partijen die CorpTax inschakelt en die zelfverwerkingsverantwoordelijk zijn, hebben een eigen verantwoordelijkheid voor de (verdere) verwerking van de persoonsgegevens.

Beveiliging

CorpTax heeft passende maatregelen genomen tegen het verlies van persoonsgegevens, en werkt binnen een beveiligde ICT-omgeving.

Rechten van betrokkenen

Een betrokkene heeft het recht CorpTax te verzoeken zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te rectificeren en/of te laten verwijderen en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een verzoek hiertoe kan per e-mail bij onderstaande contactpersoon worden ingediend. Er kunnen wettelijke redenen zijn op basis waarvan Amstone geen, of slechts ten dele, aan het verzoek gehoor kan geven.

Contactpersoon

Vragen of opmerkingen ten aanzien van deze privacyverklaring kunnen aan Kasper van Eck (kasper.van.eck@corptax.nl) gericht worden.